Qué difícil ser productivo

¿Qué nos hace ser productivos? ¿Qué nos dificulta la productividad? ¿Por qué a veces terminamos el día sintiendo que no hicimos nada?

 

Hace un año, recuerdo que era un miércoles, tal vez eran las siete de la mañana o más temprano, estaba en la oficina, y me veía sentado frente al monitor viendo videos en Youtube.

En mi lista de pendientes: revisar unos documentos, verificar el cambio de unos procesos, planificar una auditoría y confirmar una entrega de un producto. También pensaba: “no puedo dedicarme a mi novela, ni a mi cuentario, antes de sacar esas cosas.”

Aun sabiendo que si sacaba los pendientes—aceptándolo aquí ante el monitor—podría trabajar en mi novela, o ver más videos de Youtube sin remordimiento, no tenía la chispa para comenzar las tareas.

¿Cuántos han pasado por lo mismo?

No fue sino hasta que me dije: “Ok, Bernardo, saque las varas que tiene que sacar,” que me puse a trabajar.

En cuestión de unos cuarenta minutos, todas las cosas estaban revisadas, delegadas o solventadas. Sabía que la ejecución adecuada de estas consistía en darle seguimiento a los temas.

Es más, me agarró incertidumbre: “Debería haber algo más qué hacer.” Y lo había.

Me di cuenta que muchos de los pendientes que tenía, no sólo ese día, sino de varios días, eran asuntos sencillos. Ya para el final de la semana, me estaba dedicando a mi novela en las noches, y a mi cuentario en las mañanas.

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¿Se hace familiar el exceso de pestañas?

En este último año, me he enfocado mucho en cómo hacerme más productivo, no porque quiera hacer más, sino porque quiero hacer las cosas en su debido tiempo.

Analizando mis rutinas, y efectuando encuestas informales a amigos y en redes sociales, concluyo que existen usualmente tres aristas grandes que distraen a las personas: las tareas múltiples (o multi-tasking, en lenguaje corporativo gringo), el exceso de información y la atención afectada. Todas estas se encuentran bajo una sombrilla que vamos a conocer como motivación, de la cual hablé en esta entrada.

El creer que es posible solventar varias tareas a la vez, es lo que se conoce como multi-tasking. Ahora bien, varios estudios, como los trabajos de Earl Miller, Departamento de Neurociencia de MIT, consideran que es imposible hacer múltiples tareas de una vez.

Aclaró que el cerebro tiene la capacidad de alternar entre objetivos con rapidez sorpresiva, no de dedicar atención a múltiples objetivos a la vez. Por esto, decimos que multi-tasking es creer que es posible.

Esto significa que se dedica la atención a una cosa a la vez y se alterna la atención de manera muy rápida.

Parece entonces que concentrarse en muchas cosas sólo le dedica un tiempo muy corto de atención a cada una.

Conforme se toma conciencia de esto, de repente todo es más claro: contestar el Whatsapp mientras redacta un correo, recibe una llamada y conversa con el personal que tiene enfrente, y además, en el fondo está Facebook, hace que cualquier tarea tome horas en vez de minutos.

¿A quién no le ha pasado que recibe un Whatsapp en media reunión y descarrila el tren de pensamiento?

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La vida y sus distracciones

Podríamos concluir entonces, que las tareas múltiples se solventan más fácilmente cuando dejan de ser múltiples. El énfasis nuestro debe ser en ir una por una.

El problema yace en que nos hacen creer que, si es una tarea fácil, deberíamos apilar varias, una detrás de otra, o peor aún, una a la par de la otra.

Esto va muy de la mano con el exceso de información al cual estamos acostumbrados.

Si tomamos un periódico normal y corriente como ejemplo, en 1986, recibíamos aproximadamente 40 de esos llenos de información al día. En el 2007, este aumentó a 147 por día. Actualmente, se estima que ronda los 200. Este estudio lo realizó el periódico inglés The Guardian.

Y es información inmediata; creemos entonces que las información que nos llega, tenemos que leerla hoy y que tenemos que leerla toda.

Entonces, a menos de que uno esté en los medios de comunicación, y aun así es imposible, conocer, procesar y digerir toda la información que nos rodea es innecesario; no podemos reducirlo a las noticias, sino a la información social, la información del ambiente y demás. Es correcto: las redes sociales. Estas mismas son las que nos dan una realidad idealizada, de lo cual hablé en este link.

Uniendo estos dos puntos, viene el tercero: la atención afectada.

El aburrimiento se define como la falta de interés, y si uno hila más fino, es la falta de interés en una tarea específica, alimentada por la ausencia de concentración que a su vez es perpetuada por la misma noción que estoy desconcentrado.

Un poco confuso, ¿no?

Veamos este diálogo mental:

Estoy aburrido, quiero hacer algo diferente. Pero, ¿qué? Tengo tanto qué hacer que no sé por dónde comenzar. Mirá este video en Facebook. ¿Qué habrá pasado con esta chavala del cole?  

Se crea entonces un círculo vicioso.

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Es muy fácil.

Como había mencionado al principio, estos tres van relacionados a un cuarto: la motivación, de la cual hablé en esta entrada.

¿Es sano decir que entre más feliz esté una persona, menos distracciones va  a tener con su ambiente, sus tareas y su día a día?

Esto significaría que uno estaría menos distraído, menos desmotivado y menos aburrido. Y, ¿si le damos vuelta a la ecuación y decimos que una persona que logra cumplir con sus tareas y ser productivo recibe satisfacción y felicidad?

Parece ser que la productividad conlleva varios ejercicios de relativa sencillez: atacar los tres factores que nos afectan.

Además, es fácil de recordar:

  • Las tareas se manejan de manera individual, por tan importantes que sean.
  • Las distracciones lo distraen hasta que uno lo quiera: Apagar el Whatsapp, no entrar a Facebook, no leer las noticias ni ver videos en Youtube tienen que venir de la consciencia de uno.
  • Si nuestra atención sufre, ¿será porqué estamos en una tarea que no es la adecuada? Es importante revisar de vez en cuando las cosas que hacemos y si van en conjunto con nuestra mentalidad. Podemos cambiar nuestro método o nuestra tarea.

Les cuento de un ejemplo personal. Todos los días me levanto a meditar, luego a escribir 1000 palabras. No serán perfectas, ni un artículo listo para entregarse, y eso no importa. Ya cumplí con mi cuota de escritura al día.

Luego reviso las tareas pendientes en el trabajo y escojo de cuatro a cinco, para obtenerlas durante el día.

No es sino hasta las 10:30 am que reviso el correo electrónico. Así es, antes de las 10:30, no lo reviso. Además, si es importante, llaman.

Al final del día, reviso lo que escribí en la mañana, y ya para la noche, puedo ver videos de Youtube en paz.

Nota: Esto no es fácil. A mí me tomó un año llegar a este nivel y todavía falta mucho por mejorar. La única manera de saber si uno puede ser más productivo es intentarlo. ¿Cuáles han sido sus experiencias para ser más productiva o productivo?

También, me han recomendado The Power of Habit, espero leerlo y contarles qué pienso.

 

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Author: Bernardo Montes de Oca

Journalism. Writing. Life. Periodismo. Escritura. Vida.

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